Privacyregelement SHAPELIFTERS

Shapelifters is een dienstverlener gericht op het hoofdzakelijk geven van personal coaching en training aan haar klanten. Shapelifters fungeert ook als Opdrachtgever waardoor werkzaamheden niet alleen zelf, maar ook door Opdrachtnemers (zelfstandigen) worden uitgevoerd. Om u meer inzicht te geven in de manier waarop wij gegevens verzamelen, bewaren en verwerken, hebben wij een privacyreglement opgesteld. In ons privacyreglement kunt u onder andere lezen wie toegang heeft tot uw gegevens en op welke manier u zelf inzicht kunt krijgen in uw gegevens.

 

Waarom verwerkt Shapelifters mijn gegevens?

Als dienstverlener werken wij fysiek en op afstand met onze klanten en opdrachtnemers. Om onze dienstverlening op een goede manier uit te kunnen voeren en maatwerk te leveren verwerken wij persoonsgegevens en mogelijk medische gegevens. Hier krijgt u onder andere mee te maken tijdens de lessen en wanneer u een intakegesprek heeft gevoerd met een trainer of coach. Wij hebben dan gegevens van u die wij bewaren voor het kunnen geven van persoonlijke adviezen en ter bevordering van de veiligheid bijvoorbeeld te denken aan voedings-, sport- en lifestyle adviezen.

 

Welke gegevens worden er door Shapelifters verwerkt?

De gegevens die wij verwerken kunnen wij onderverdelen in:

  • Algemene en persoonlijke gegevens van onze klanten;
  • Algemene en administratieve gegevensvan onze Opdrachtnemers.

Van onze klanten verwerken we algemene gegevens bijvoorbeeld:

  • Naam;
  • Adres;
  • Telefoon;
  • Leeftijd;

Van onze klanten verwerken we persoonlijke gegevens bijvoorbeeld:

  • Lichaamsmaten en gewicht;
  • Persoonlijke voorkeuren en interesses;
  • Relevante medische gegevens;
  • Gezondheidskenmerken;
  • Foto’s;

Van onze Opdrachtnemers verwerken we algemene gegevens bijvoorbeeld:

  • Naam van de organisatie/opdrachtnemer;
  • Adres;
  • Telefoon;
  • Bankrekening;

Van onze Opdrachtnemers verwerken we administratieve gegevens bijvoorbeeld:

  • Lessen registratie en gerelateerde klanten administratie;
  • Facturatie en betalingen;
  • Klanttevredenheid en klachten;
  • Verzuimgegevens bijvoorbeeld de data van ziek- en (vermoedelijke) herstel meldingen;

 

Hoe komen wij aan uw gegevens?

Wij ontvangen algemene en persoonsgegevens van uzelf (tijdens de intakeprocedure en notulen van de gesprekken/lessen met de trainer en coach). Bij het invullen van de intakevragen en met persoonlijke gesprekken gaat u er automatisch mee akkoord dat de gegevens gebruikt kunnen worden ter behoeve van een betere service verlening, maatwerk en persoonlijke adviezen.

 

Hoe worden deze gegevens bewaard?

Alle klantgegevens die wij verwerken worden bewaard in een afgeschermd digitaal opslagsysteem die voldoet aan de richtlijnen van de AVG. Dit systeem is voor Shapelifters dusdanig ingericht dat alleen de eigenaar van Shapelifters inzicht heeft in alle klant en opdrachtgegevens via een toegangscode en tweevoudige identificatie. Het systeem is goed beveiligd waardoor onbevoegden geen toegang kunnen krijgen tot uw gegevens.

Opdrachtnemers hebben alleen inzicht in klantgegevens van eigen en toegewezen klanten via ons werksysteem (Virtuagym). Inzage in de klantgegevens zijn nodig om hun werk uit te kunnen voeren met de betreffende klant. Alle klanten die niet toegewezen of behandeld worden door de opdrachtnemer zijn afgeschermd en niet mogelijk voor inzage. De Opdrachtnemer wordt geacht gegevens volgens de AVG richtlijnen en wetgeving te behandelen en bewaren, evenals de eisen in acht te nemen die gesteld zijn door de Opdrachtgever in de overeenkomst.

Indien papieren documenten met persoonsgegevens in bezit zijn van Shapelifters, worden deze bewaard in een afgesloten ruimte alleen toegankelijk door de eigenaar van Shapelifters. Papieren documenten met persoonsgegevens in het bezit van de Opdrachtnemer dienen veilig en afgeschermd bewaard te worden.

 

Wie heeft er inzicht in mijn gegevens?

De onderstaande (rechts) personen hebben volledige toegang tot uw gegevens:

  • De eigenaar van Shapelifters
  • De opdrachtnemer (trainer en coach), die u in uw traject behandeld

De onderstaande (rechts) personen kunnen mogelijk toegang krijgen tot uw gegevens:

  • De opdrachtnemers (trainers en coaches), wanneer u wisselt van behandelaar of als er extra hulp word inschakeld. Dit gebeurd alleen wanneer u hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Om ervoor te zorgen dat er zorgvuldig omgegaan wordt met uw gegevens, hebben alle Opdrachtnemers een geheimhoudingsverklaring getekend.

 

Aan wie geeft Shapelifters mijn gegevens door?

Alle persoonlijke gegevens van u worden nooit in het kader van commerciële doeleinden aan derden gedeeld en/of verkocht. Voor het delen van klantgegevens is een schriftelijke toestemming van de klant een vereiste. Alleen in uitzonderlijke gevallen waarbij bijvoorbeeld u onder behandeling bent van een arts of medisch specialist, of als u mogelijk wilt laten behandelen kunnen uw gegevens gedeeld worden met de betreffende behandelaar.

 

Hoe worden op de website en social media mijn gegevens behandeld?

Op de website van Shapelifters, via social media en andere kanalen kunnen specifieke klantgegevens gepresenteerd worden ten behoeve van promotie van het bedrijf:

  • Foto’s en/of video’s (met of zonder gezicht);
  • Naam (anoniem, gedeeltelijk of volledig);
  • Lichaamscompositie verhoudingen (gewicht, omtrekt, e.d.)
  • Ervaring en mening;

Voor het delen van klantgegevens is een schriftelijke toestemming van de klant een vereiste. Er wordt altijd rekening gehouden met wensen van de klant en aanpassingen zijn mogelijk indien gewenst.

 

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. Indien wij gegevens van u verwerken bewaren wij deze, nadat de dienstverlening aan u gestopt is, nog maximaal 10 jaar. Gegevens worden bewaard ten behoeve van eventuele vervolgtrajecten en/of promoties.

 

Wat zijn mijn rechten?

Aangezien wij gegevens van u verwerken kunt u altijd vragen om inzicht in uw dossier. Op deze manier kunt u inzage krijgen in de gegevens die wij van u hebben. Mocht u hier gebruik willen maken dan kunt u een schriftelijk verzoek indienen via het email adres:

  info@shapelifters.com

Wij nemen dan contact met u op om af te stemmen op welke manier wij u inzage kunnen geven in uw dossier. Mocht u van mening zijn dat de gegevens die wij van u hebben niet kloppen, dan kunt u een verzoek indienen om deze gegevens te corrigeren. Tot slot heeft u ook het recht om (een deel van) uw dossier te laten vernietigen. Dit kunt u tevens schriftelijk aanvragen via het bovenstaand adres.

 

Vragen?

Heeft u naar aanleiding van ons privacyreglement nog vragen? Dan kunt u contact met ons opnemen op telefoonnummer 06-15626514. Wij zijn van maandag tot en met vrijdag van 09:00 tot 17:00 bereikbaar.

 

Klachten

Heeft u een klacht omtrent privacy? Dan kunt u contact opnemen met onze functionaris van de gegevensbescherming, de heer Yasin Sewpersad. U kunt dan bellen met telefoonnummer 06-15626514.